Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y Veri*Factu: preguntas y respuestas

 

1) ¿Cómo me afecta la nueva normativa de facturación?

El Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, también conocido como Reglamento VERI*FACTU, tiene como objetivo regular cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación (SIF) para asegurar el cumplimiento de los requisitos que establece el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (LGT) de forma que se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

La obligación de utilizar sistemas informáticos para la emisión de facturas afecta a empresarios y profesionales que desarrollen actividades económicas y utilicen sistemas informáticos de facturación (incluidas las hojas de cálculo o procesadores de texto). Esto implica que, a su entrada en vigor, su PYME deberá:

-         Utilizar un software de facturación certificado que cumpla los requisitos técnicos de la AEAT.

-         Asegurar que cada factura, al ser emitida, genera un registro inalterable y, opcionalmente, se envía automáticamente a la AEAT (esta es la modalidad Veri*Factu).

-         Incluir un código QR y una leyenda específica en sus facturas.

Más información:

https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/cuestiones-generales.html

 

2) ¿Cuáles son las modalidades para cumplir la nueva normativa?

Los sujetos obligados tienen dos opciones:

1. Modalidad VERI*FACTU: transmisión automática o Sistema Verificable. Cada registro se envía instantáneamente a Hacienda mediante el sistema Veri*Factu (la alternativa recomendada). Es decir:

• El software transmite automática y continuamente los registros de facturación a la AEAT en el momento de su emisión.
• Ofrece mayor seguridad jurídica al contribuyente y potencialmente reduce la probabilidad de inspecciones.
• Las facturas generadas bajo este sistema deben incluir un mensaje ("Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERIFACTU") y un código QR que permite al cliente verificar su autenticidad.

2. Modalidad NO VERI*FACTU: conservación sin transmisión inmediata o Sistema No Verificable. Se guardan los registros firmados digitalmente, bajo la condición de que la AEAT pueda acceder a ellos cuando lo requiera

•  El software cumple con todos los requisitos de integridad e inalterabilidad, pero no remite los registros a la AEAT de forma inmediata y automática.
• Los datos se almacenan de forma segura en el sistema, pero el contribuyente debe conservarlos y ponerlos a disposición de la Administración si esta los solicita.

Es decir, aunque el envío automático es la vía más recomendada (sistema Veri*Factu), existe la posibilidad de optar por mantener los registros sin transmitirlos de inmediato, siempre que estén correctamente firmados digitalmente y disponibles para la AEAT.

Dependiendo de la modalidad de cumplimiento adoptada, el código QR servirá, bien para validar fiscalmente el contenido de la factura recibida (en la modalidad de sistemas de facturas verificables o VERI*FACTU), bien para comunicar la misma a las autoridades fiscales (en la modalidad de sistemas de facturas no verificables o NO VERI*FACTU).

 

3) ¿Cuándo? Fechas clave:

• El sistema Veri*Factu será obligatorio para los sujetos del Impuesto sobre Sociedades a partir del 1 de enero de 2026.
• Para el resto de las empresas y profesionales, su uso empezará a ser obligatorio a partir del 1 de julio de 2026.

 

4) ¿Quiénes están obligados?

Están obligados los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (IS), los del IRPF que desarrollen actividades económicas, los del IRNR con establecimiento permanente y las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, siempre que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo sea para una parte de su actividad.

 

5) ¿Quiénes no están obligados?

La normativa alcanza a todos los contribuyentes que desarrollen alguna actividad económica, ya sea bajo IRPF o Impuesto sobre Sociedades. No obstante, se excluyen:

• Los que tributen en territorios forales.
• Las empresas que ya informan sus facturas mediante el Suministro Inmediato de Información (SII).

 

6) ¿Qué debo hacer como PYME o autónomo?

1. Revisar su software actual: Averigüe si su programa de facturación está siendo adaptado por el proveedor o si deberá migrar a uno nuevo.
2. Si no usas un software de facturación, planificar la transición:

• Desde Cuenta y Criterio te ofrecemos la posibilidad de contratar nuestros servicios de facturación.
• Te ofrecemos también la posibilidad de contratar el software de facturación Altai Factura Online, aplicación desarrollada por Zucchetti España, empresa de desarrollo de soluciones de software para empresas.  
• En el caso de que consideres que no tienes suficiente volumen de facturación, la AEAT pone a tu disposición una aplicación de facturación gratuita. 

3. Consúltanos: Como su asesoría, podemos ayudarle a evaluar su situación y a elegir la solución de software más adecuada para su negocio.

 

7) ¿Para qué? Objetivos de la nueva normativa

El principal objetivo es la lucha contra el fraude fiscal, impidiendo la manipulación o borrado de registros de ventas. Para usted, el cambio significa mayor seguridad jurídica y automatización en el cumplimiento fiscal. Entre las principales ventajas de este sistema destacan:

• Mayor confianza para quienes reciben las facturas, al asegurar la transparencia del emisor.
• Posibilidad de automatizar modelos fiscales y facilitar la presentación de impuestos.
• Impulso a la digitalización de los procesos contables y fiscales, con procesos más automatizados.

 

8) ¿Existen sanciones por no cumplir con esta nueva normativa?

Sí, existen sanciones, por lo que es fundamental que su empresa cumpla con esta nueva obligación para evitar posibles sanciones, que pueden ser significativas en caso de inspección. 

En el caso de los usuarios (empresas/autónomos), la ley contempla como sanción grave la tenencia o uso de un software no homologado o alterado, con multas de 50.000€ por ejercicio. 

 

*Más info: 

https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes.html

folleto_verifactu_es_es.pdf

 

Cualquier consulta o aclaración, estamos a su disposición.